Fantomenlogga

Bokföring

Kvartalsrapporter

Vid varje kvartal ska kvartalsrapporter lämnas in till revisorerna, med undantag för det sista, då man istället ska lämna in bokslut. Man har en månad på sig att lämna in kvartalsrapporterna efter kvartalets slut, men får gärna göra detta så tidigt som möjligt. Kavrtalsrapporterna är dels ett verktyg för att se till att man inta hamnar efter för mycket med bokföringen och dels en möjlighet att se eventuella bokföringstekniska fel så tidigt som möjligt. Se därför till att bokföra regelbundet och lämna in kvartalsrapporterna i tid.

Kvartalen löper som följande:

Q1: 1 jul – 30 sep, Q2: 1 okt – 31 dec, Q3: 1 jan – 31 mars, Q4: 1 jul -30 jun

med undantag för de kommittéer som tillträder den 1:a januari.

I kvartalsrapporten skall följande rapporter finnas:

  • Verifikatlista
  • Kontoplan
  • Balansrapport
  • Resultatrapport

Verifikat

Verifikaten är de handlingar som styrker och förklarar bokföringen. Det viktigaste med ett verifikat är att det på ett tydligt sätt redovisar vilken typ av ekonomisk händelse som skett. När man skriver verifikat bör man inte enbart vara noga med att se till att summor och kontonummer stämmer, man bör se till att beskrivningen är så pass bra att man som utomstående kan förstå vad som skett.

Vi revisorer ser helst att ni använder er av samma typ av verifikat till hela bokföringen, för att det skall vara enklare för oss att göra revision. Ni får gärna använda nedanstående mall med eventuella modifieringar.

Verifikatmall

Faktura

Beroende på vilken typ av förening så kommer behovet av att fakturera vara olika stort. Vi revisorer bryr oss egentligen inte om hur ert faktureringssystem ser ut, så länge pengarna kommer in, men ger ändå ett förslag på hur en faktura kan utformas, som ni gärna får använda er av.

Fakturamall (latex)

Fakturamall

SPCS

På sektionen använs SPCS som bokföringsprogram, precis som på kåren centralt. Egentligen spelar det ingen roll vilket bokföringsprogram du använder dig av, så länge rapporterna som du lämnar in håller tillräckigt hög standard. Vi rekomenderar dock SPCS eftersom ni som kassörer då kan få hjälp av både oss revisorer samt sektionskassören med frågor kring programmet.

En grundläggande handledning för hur man bokför med focus på SPCS hittar du här: handledning

Ekonomiska riktlinjer

Fysikteknologsektionen har vissa riktlinjer för hur man får spendera pengar på olika saker. Är du tveksam så kontakta sektionskassörern. Dessa riktlinjer finns för att garantera en ansvarsfull hållning gentemot sektionens pengar och för att missförstånd inte ska ske mellan sektionsstyrelsen och enskilda kommittéer.

riktlinjer_ekonomi

Riktlinjer för bokslut

När året går mot sitt slut är det dags att göra ett bokslut. De filer som ska finnas med i bokslutet listas i dokumenten nedan. Kort kan man säga att bokslutet till stor del handlar om att sammanfatta året och redovisa resultatet för året.

Det som ska göras är i korta dra följande:

Flytta över årets resultat till konto 8999

  • Säkerhetskopiera bokföringen och stäng sedan kontot
  • Generera följande rapporter från SPCS:
  1. Kontoplan
  2. Balansräkning
  3. Resultaträkning
  4. Huvudbok
  5. Verifikatlista
  • Skriv ut kontoutdrag från banken

Skriv en förvaltningsberättelse. Denna påminner om en verksamhetsberättelse men är främst inriktad på de ekonomiska aspekterna. Här ges möjlighet att förklara eventuella oklarheter i bokföringen samt resonera om hur året gått.

Vid skifte av verksamhetsår ska lager räknas och redovisas. Papper över beräknat lagervärde ska skrivas under av båda ekonomiskt ansvariga för både avgående och tillträdande år. Detsamma gäller med en eventuell kontantkassa. Detta ska göras för att visa att alla ekonomiskt ansvariga är överens om summan som lämnas över.

Se Kassörsutbildning för mer information eller fråga oss revisorer